Leg fysieke gesprekken en bellen vast met Simply

Niet elk recruitmentgesprek vindt plaats achter een beeldscherm. Je ontmoet kandidaten bij een koffietent om de hoek. Je belt vanuit de auto tussen twee klantbezoeken in. Je loopt een ronde over de werkvloer met een hiring manager terwijl je belt met een kandidaat. Dit zijn de gesprekken waar vaak de beste informatie naar boven komt. En het zijn precies de gesprekken die de meeste recruiters niet opnemen.

Waarom niet? Omdat hun tools alleen werken voor videocalls via Google Meet of Microsoft Teams. Zodra je je laptop dichtklapt, ben je op jezelf aangewezen. Notities op een servet. Een half ingesproken voicemail naar jezelf. Of de klassieker: “dat onthoud ik wel.” (Spoiler: dat doe je niet.)

Simply lost dit op met een mobiele app die ontworpen is voor precies deze situaties.

De vergeten gesprekken: fysiek en mobiel

Volgens onderzoek van LinkedIn vindt ongeveer 40% van de eerste contactmomenten met kandidaten telefonisch plaats. Bij ervaren recruiters in nichemarkten ligt dit percentage nog hoger. En dan zijn er nog de fysieke ontmoetingen: koffiegesprekken, kantoorbezoeken, beurzen, netwerkevenementen.

Deze gesprekken leveren vaak rijkere informatie op dan gestructureerde videocalls. Een kandidaat is relaxter in een informele setting. Ze delen meer persoonlijke context. Ze vertellen je dingen die ze in een formeel videogesprek niet zouden zeggen.

Maar als je die informatie niet vastlegt, is het alsof het gesprek nooit heeft plaatsgevonden. Je CRM blijft leeg. Je collega’s weten niet wat er besproken is. En als je drie dagen later de samenvatting uit je hoofd probeert te typen, mis je de helft.

Hoe de Simply mobiele app werkt

De Simply app is beschikbaar voor iOS en Android. Na het installeren en inloggen op je Simply-omgeving, waar je koppelingen met Gmail, Outlook en Agenda al staan, werkt het als volgt:

Fysieke gesprekken opnemen

Je zit tegenover een kandidaat in een koffietent. Je opent de Simply app, drukt op opnemen, en legt je telefoon op tafel. De app neemt het gesprek op via de microfoon van je telefoon. Na afloop verwerkt Simply het gesprek precies zoals het een videocall zou verwerken: transcriptie, samenvatting, data-extractie.

De audiokwaliteit is verrassend goed, zelfs in omgevingen met achtergrondgeluid. Simply’s AI is getraind op echte gespreksomstandigheden, niet op studioluidheid. Dus ook in een drukke horecagelegenheid pikt het systeem de stemmen goed op.

Mobiele telefoongesprekken opnemen

Je belt een kandidaat vanuit de auto. In plaats van via je reguliere telefoon-app te bellen, bel je via de Simply app. Het gesprek wordt opgenomen en na afloop automatisch verwerkt. Je hoeft verder niets te doen.

VOIP met eigen 06-nummer

Dit is een functie die veel recruiters verrast: Simply biedt VOIP-functionaliteit met eigen Nederlandse 06-nummers. Je kunt bellen en gebeld worden op een zakelijk nummer dat direct gekoppeld is aan Simply. De kandidaat ziet een gewoon 06-nummer en merkt geen verschil. Maar jij krijgt na elk gesprek automatisch een samenvatting en data-extractie.

Dit is bijzonder handig voor recruiters die veel bellen. Je hoeft geen apart opnamesysteem te installeren of complexe call-routing in te stellen. Gewoon bellen via Simply, en alles wordt vastgelegd.

Van mobiel gesprek naar CRM in minuten

Wat er na het gesprek gebeurt, is identiek aan het proces bij videocalls:

• De opname wordt veilig geupload naar de Simply-servers
• De AI genereert een transcriptie en samenvatting

Gestructureerde data wordt geextraheerd (contactgegevens, salaris, beschikbaarheid, vaardigheden)

• Alles wordt naar je CRM geschreven

En net als bij videocalls is elke zin in de samenvatting klikbaar en terug te voeren naar de bron. Geen black box. Volledige controleerbaarheid.

Praktijkscenario’s

De koffie-intake

Maandagochtend, 9 uur. Je zit in een koffietent met een senior Java-developer die je via LinkedIn hebt benaderd. Het gesprek gaat goed. De kandidaat vertelt over drie projecten, noemt specifieke technologieen, en geeft aan dat hij pas over twee maanden beschikbaar is maar voor het juiste project eerder zou willen starten.

Zonder Simply: je probeert alles te onthouden, typt na afloop een korte notitie in je CRM, en mist waarschijnlijk de nuance over de flexibele startdatum. Met Simply: je opent de app, drukt op opnemen, en richt je volledig op het gesprek. Een uur later staat de complete samenvatting in je CRM, inclusief alle genoemde technologieen, de salarisverwachting, en die ene opmerking over de startdatum.

De autorit-call

Dinsdagmiddag. Je rijdt van klant A naar klant B en hebt een halfuur. Je belt een kandidaat die je al drie keer hebt proberen te bereiken. Ze neemt op. Jullie hebben een goed gesprek van twintig minuten. Ze is enthousiast, beschikbaar, en haar salarisverwachting past.

Zonder Simply: je probeert de key points te onthouden terwijl je rijdt. Gevaarlijk en ineffectief. Met Simply: je belt via de app. Het gesprek wordt opgenomen. Bij je volgende koffie-stop staat de samenvatting al klaar.

Het beurscontact

Woensdag. Je staat op een recruitment-beurs en raakt in gesprek met een interessante kandidaat. Je hebt geen laptop bij je, alleen je telefoon. Met de Simply app neem je het gesprek op. De volgende ochtend staat het contact compleet in je CRM, inclusief gespreksverslag.

Privacy en toestemming bij mobiele opnames

Opnames maken van gesprekken vereist toestemming. Dit geldt voor videocalls, maar zeker ook voor mobiele en fysieke gesprekken. Simply helpt je hierbij door duidelijke notificaties te geven aan het begin van elk gesprek. De app is ontworpen met privacy als uitgangspunt en is volledig AVG-compliant en ISO 27001-gecertificeerd.

Bij telefonisch contact via Simply VOIP hoort de kandidaat aan het begin van het gesprek een korte melding dat het gesprek wordt opgenomen. Bij fysieke gesprekken kun je zelf de kandidaat informeren, ondersteund door een korte toestemmingstekst die de app aanbiedt.

Alle opnames worden versleuteld opgeslagen. Je bepaalt zelf hoelang opnames bewaard blijven. En kandidaten kunnen op verzoek inzien wat er over hen is vastgelegd.

Offline werken

Wat als je geen stabiele internetverbinding hebt? De Simply app kan opnames lokaal opslaan op je telefoon. Zodra je weer verbinding hebt, wordt de opname automatisch geupload en verwerkt. Handig voor gesprekken in kelderrestaurants, op bouwlocaties, of in gebieden met slechte dekking.

Integratie met je desktop-workflow

De mobiele app is geen los eiland. Het is onderdeel van hetzelfde Simply-platform dat je op je desktop gebruikt. Of je nu een videocall opneemt via je laptop, een telefoongesprek via de mobiele app, of een fysiek gesprek via de opnamefunctie, alles komt samen in dezelfde plek. Je AI-samenvattingen zien er identiek uit, ongeacht het opnamekanaal.

Dit betekent dat je collega’s niet hoeven te weten via welk kanaal een gesprek is gevoerd. Ze openen het kandidaatrecord in het CRM en zien de samenvatting. Dezelfde kwaliteit. Dezelfde structuur. Dezelfde klikbare verificatie.

Hoe de mobiele opname je gespreksnotities vervangt

Veel recruiters vertrouwen nog steeds op handgeschreven notities of snelle voice memos na een fysiek gesprek. Het probleem: die notities zijn subjectief en onvolledig. Je onthoudt wat je opviel, niet wat er werkelijk gezegd werd. Met de Simply app wordt het volledige gesprek vastgelegd en automatisch verwerkt. De AI herkent of het een intake, screening of verdiepend gesprek was en past de samenvatting daarop aan.

In de praktijk betekent dit dat je na een koffiegesprek met een kandidaat meteen een gestructureerd overzicht hebt. Relevante ervaring, salarisverwachting, beschikbaarheid en motivatie staan netjes gerangschikt in je CRM. Geen avondwerk meer om aantekeningen uit te werken. Geen risico dat je een belangrijk detail vergeet bij het doorgeven van feedback aan de hiring manager.

Voor recruiters die veel onderweg zijn, is er nog een voordeel: de VOIP-functie werkt met gewone 06-nummers. Kandidaten merken niets van de opname behalve de verplichte melding. Je belt gewoon zoals je altijd belt, maar elk gesprek wordt automatisch verwerkt tot bruikbare data.

De combinatie van mobiele opname en automatische verwerking verandert fundamenteel hoe je als recruiter werkt. Je hoeft niet meer te kiezen tussen aanwezig zijn in het gesprek en aantekeningen maken. Je doet beide, zonder compromis. De app draait op de achtergrond, de AI doet het verwerkingswerk en jij focust op wat je het beste doet: een oprechte verbinding maken met de kandidaat.